Automatización y flujos de trabajo
Acaba con la rutina diaria
El ahorro de costes y la mejora de la eficiencia son factores clave para casi cualquier organización hoy en día, independientemente de su tamaño y sector. En muchos casos, existen oportunidades para transformar las tareas cotidianas con la tecnología a fin de obtener esas ganancias.
Piensa, por ejemplo, en el tiempo y el esfuerzo que supone procesar manualmente el correo entrante en papel (como las facturas), o mantener el inventario corporativo o la información de contacto de tus clientes mediante hojas de cálculo. Si pudieras gestionar estas tareas mediante la digitalización de documentos, la implementación de flujos de trabajo o la introducción de la automatización, ¿cuánto dinero podrías ahorrar? ¿Y cuánto tiempo más tendrían tus empleados para centrarse en actividades estratégicas de mayor valor?
El primer paso para transformar los procesos repetitivos y que consumen mucho tiempo suele ser convertir los documentos en papel en digitales, o cambiar las hojas de cálculo por aplicaciones más especializadas, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Una vez que tengas esa información bajo control (almacenada, gestionada y accesible digitalmente), descubrirás que puedes simplificar el intercambio y la colaboración, supervisar el progreso de una tarea, mantener la seguridad de la información, aumentar la productividad y permitir un análisis de datos y una elaboración de informes más profundos.
También se prestan a la automatización otros procesos repetitivos que generalmente dependen de las personas. Para una empresa de fabricación, la inspección de la calidad de las piezas o los productos puede ser fundamental para sus ingresos, ya que ayuda a evitar costosas repeticiones y clientes decepcionados. Pero los inspectores humanos pueden cansarse, distraerse o cometer errores; o puede tener una gran carga de formación debido a la alta rotación de personal. La automatización de la inspección de calidad mediante el análisis de vídeo puede garantizar un grado mucho mayor de coherencia y precisión, lo que conduce a productos de mejor calidad, una mayor satisfacción del cliente y un aumento de los ingresos.
Ventajas de la automatización y los flujos de trabajo
Ahorrar tiempo y dinero al confiar en la tecnología y las soluciones de software para ayudar o sustituir a las personas en las tareas de procesamiento rutinarias
Aumentar la precisión y la coherencia de las tareas y los resultados estableciendo flujos de trabajo definidos y automatizando pasos o procesos completos
Apoyar la transformación digital de tu organización integrando los documentos digitales directamente en tus procesos
Aumentar la satisfacción de los empleados liberándolos de las tareas cotidianas para que se centren en trabajos más complejos y estratégicos
1. ¿Cómo funcionan las soluciones de automatización y flujos de trabajo?
Las soluciones de software de flujo de trabajo y de automatización de los flujos de trabajo te ayudan a optimizar los procesos empresariales estandarizando las actividades rutinarias en flujos de trabajo y garantizando que todas las personas implicadas en el proceso tengan acceso a la información que necesitan.
Además de ayudar a agilizar los procesos (asignando tareas o iniciando el siguiente paso), estas soluciones aportan automatización a un proceso. Por ejemplo, una vez que se ha completado un paso, el flujo de trabajo automatizado dirige automáticamente la tarea a la siguiente persona que debe actuar. Las soluciones de flujo de trabajo pueden allanar el camino hacia una mayor automatización mediante la automatización robótica de procesos (RPA), que puede asumir la totalidad o parte de un proceso definido.
2. ¿Cómo puedo implantar soluciones de flujo de trabajo y automatización?
Puedes implantar el software de flujo de trabajo y las soluciones de automatización a tu propio ritmo. Por ejemplo, puedes empezar automatizando un proceso como el escaneo de documentos entrantes y su envío a los miembros pertinentes del equipo.
Como primer paso, identifica las tareas que se prestan a la automatización del flujo de trabajo, normalmente actividades repetitivas y predecibles. A continuación, define los resultados de tus objetivos de automatización comprendiendo los retos que deseas resolver y estableciendo objetivos medibles para poder evaluar el rendimiento. Paralelamente, tendrás que conseguir que todo el mundo esté de acuerdo con el flujo de trabajo automatizado propuesto, comunicando los beneficios esperados. Una vez que hayas implantado el software de gestión de flujos de trabajo o la solución de automatización de flujos de trabajo, asegúrate de seguir midiendo el rendimiento para comprender qué ha mejorado y qué otros procesos empresariales podrían mejorarse mediante la automatización de flujos de trabajo.
3. ¿Cuándo debo utilizar la automatización del flujo de trabajo?
Puedes utilizar las herramientas de flujo de trabajo y las soluciones de automatización en muchos escenarios empresariales, como por ejemplo:
- Para reducir o eliminar la carga de trabajo repetitivo, como la introducción de datos, la aprobación de facturas y la asignación de tareas
- Para reducir el tiempo y el coste de un proceso como la traducción
- Para aumentar la precisión y coherencia de un proceso repetitivo pero crítico, como la inspección de calidad
4. ¿Cómo pueden ayudar a mi empresa los flujos de trabajo y la automatización?
Las soluciones de automatización y flujos de trabajo pueden ayudar a tu empresa acelerando y reduciendo los costes de los procesos rutinarios, aumentando la estandarización y la precisión de un proceso, y permitiendo que el personal dedique más tiempo y esfuerzo a tareas de mayor valor, estratégicas o más complejas.
Por ejemplo: entre el 70% y el 80% de las tareas de tramitación de siniestros son lo suficientemente repetitivas como para poder realizarlas sin intervención humana. La RPA puede encargarse de estas tareas (como la descarga de datos, la creación de informes y la emisión de facturas) para que las reclamaciones sencillas puedan procesarse más rápidamente y de forma más coherente. De este modo, los humanos del equipo pueden centrarse en el 20%-30% de las reclamaciones que requieren su experiencia.
Averigua cómo la automatización y los flujos de trabajo pueden ayudar a tu empresa
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