Servicios de gestión de la información
Haz que tus datos trabajen más para ti
¿Es un reto acceder a la información correcta en el momento adecuado? ¿Hay demasiadas herramientas diferentes entre las que elegir cuando quieres encontrar un documento? ¿A veces te parece que estás perdiendo el control de tus datos? No eres el único. Los volúmenes de datos se han expandido de forma masiva en los últimos años y el ritmo de crecimiento sigue acelerándose: los analistas predicen que el volumen de datos se quintuplicará hasta 2025.
Sin herramientas eficaces para gestionar esta avalancha de datos, existe un riesgo real de asfixia. Tu organización podría encontrarse:
- Perdiendo oportunidades de negocio
- Teniendo que soportar una pesada carga administrativa
- Haciendo frente a los crecientes costes de los procesos internos
- Luchando por cumplir con normativas como el RGPD/GDPR
Por eso, una gestión de la información eficaz e inteligente (a menudo denominada en el pasado gestión de contenidos empresariales (ECM)) es fundamental para ayudar a las organizaciones a poner sus datos y documentos a trabajar.
Ventajas de los servicios de gestión de la información
Acceso rápido a los datos correctos
La potente funcionalidad de búsqueda te permite encontrar y recuperar información relevante en el momento adecuado, de forma rápida y sencilla.
Acceso seguro a la información
Con un control total de los permisos (que puede habilitarse a través de la integración con Active Directory y LDAP), puedes gestionar estrechamente quién tiene acceso a qué información.
Transformación digital
La gestión y el acceso a la información de forma digital ayuda a tu organización a pasar a los procesos sin papel y ahorra un valioso espacio físico.
Eficiencia a través de la automatización
Los flujos de trabajo de información automatizados agilizan las tareas y los procesos manuales, ahorrando tiempo y costes y aumentando el rendimiento de la inversión.
Aumento de la productividad
Los flujos de trabajo sencillos y transparentes ayudan a las personas a encontrar la información que necesitan más rápidamente, lo que aumenta la productividad.
Apoyo al cumplimiento de la normativa
La documentación a prueba de auditorías de tus procesos respalda el cumplimiento de la normativa de protección de datos, como el RGPD/GDPR.
Archivo a prueba de revisiones
La información archivada ya no puede modificarse ni editarse, por lo que se mantiene la integridad de tus registros históricos.
Mejor colaboración en línea
Un entorno digital coherente y compartido ayuda a los equipos remotos y dispersos a trabajar juntos de forma más eficaz.
Respuestas a tus preguntas
¿Cómo me ayuda un enfoque de gestión de la información a encontrar los documentos más rápidamente?
Las investigaciones demuestran que la gente pasa hasta 18 minutos de media buscando un documento. La solución inteligente de búsqueda empresarial de Konica Minolta te permite encontrar información relevante en cuestión de segundos, sin necesidad de cambiar de aplicación o realizar arduas búsquedas en múltiples sistemas.
Todavía tengo muchos documentos en papel. ¿Cómo puedo integrarlos?
Nuestra tecnología de conversión de documentos (soluciones de digitalización) te ayuda a hacerlo. Durante la conversión a archivos PDF (u otros formatos de archivo), utilizan el reconocimiento óptico de texto (OCR) para analizar la información del documento e integrarla en el proceso correspondiente. Por ejemplo, si la solución identifica un número de factura en el documento, lo clasifica como factura y lo dirige al destino o proceso empresarial adecuado, según el procedimiento predefinido.
¿En qué departamentos puedo utilizar una solución de gestión de contenidos?
Las soluciones de gestión de contenidos son especialmente útiles en departamentos como el jurídico, el de contabilidad y el de recursos humanos, donde los procesos se beneficiarán de la digitalización. Con la gestión digital de contratos, la gestión digital de facturas y el fichero digital de personal de Konica Minolta, los contratos, las facturas y los archivos de recursos humanos, respectivamente, se almacenan en una única base de datos. Con todo en un solo lugar, la información está disponible para los usuarios autorizados con solo pulsar un botón, lo que acelera procesos como las aprobaciones, al tiempo que se mantiene la seguridad de la información.
Y en la sala de correo, nuestro Digital Mailroom simplifica la gestión del correo entrante y transfiere todos los elementos entrantes, tanto las comunicaciones físicas como los correos electrónicos, directamente al sistema de gestión de contenidos.
¿Qué ocurre con los documentos, como los contratos o las facturas, que todavía tengo que firmar personalmente?
Las firmas electrónicas pueden sustituir a las firmas manuales en casi todas las transacciones. Son un método legalmente vinculante para obtener el consentimiento o la aprobación de un documento o formulario digital.
¿Cómo pueden trabajar varias personas en los mismos documentos al mismo tiempo?
Nuestras soluciones para compartir archivos (basadas en SharePoint online) fomentan la colaboración en línea entre miembros del equipo y compañeros que estén geográficamente dispersos; sincronizan automáticamente las actualizaciones y garantizan que todos los cambios se guarden. El acceso móvil permite la colaboración remota en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
¿Cómo pueden trabajar varias personas en los mismos documentos al mismo tiempo?
Nuestras soluciones para compartir archivos (basadas en SharePoint online) fomentan la colaboración en línea entre miembros del equipo y compañeros que estén geográficamente dispersos; sincronizan automáticamente las actualizaciones y garantizan que todos los cambios se guarden. El acceso móvil permite la colaboración remota en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
¿Cómo puedo reducir las tareas repetitivas?
La automatización robótica de procesos (RPA) puede hacerse cargo de tareas repetitivas y rutinarias en sectores como la administración pública, la banca y los seguros. Por ejemplo, entre el 70% y el 80% de los pasos de la tramitación de una reclamación de seguros son repetitivos y no requieren experiencia humana. La RPA puede encargarse de estas tareas, como la descarga de datos, la creación de informes y la emisión de facturas. De este modo, los siniestros pueden tramitarse con mayor rapidez y coherencia, y el personal puede centrarse en el 20-30% del proceso que requiere conocimientos humanos.
Averigua cómo nuestros servicios de gestión de la información pueden ayudar a tu empresa
Sabemos que cada organización es única, por lo que cada compromiso comienza con una conversación. Estamos dispuestos a escuchar, así que ponte en contacto con nosotros hoy mismo.
CLAUSULA INFORMATIVA
Responsable: COPYSUR NUEVAS TECNOLOGÍAS, S.L.
Finalidad: Gestionar y responder a las consultas o comunicaciones recibidas a través del formulario de contacto.
Legitimación: Consentimiento del interesado.
Destinatarios: No se cederán datos salvo obligación legal.
Derechos: Tiene derecho a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional.
Información adicional: Puede consultar la información adicional en el siguiente enlace.
