SOLUCIONES DIGITALES PARA LA EMPRESA

 

Gestión de Documento

La Gestión del Documento es un conjunto de procesos y tecnologías utilizados para crear, almacenar, gestionar, compartir y preservar documentos en formato digital dentro de una organización. Este enfoque moderniza la gestión de la información, mejorando la eficiencia, la accesibilidad y la seguridad de los documentos.

Beneficios de la Gestión Documental

  • Eficiencia Operativa: Reducción de tiempo y recursos necesarios para gestionar documentos físicos, permitiendo a los empleados centrarse en tareas de mayor valor añadido.

  • Accesibilidad: Acceso rápido y fácil a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, mejorando la colaboración y la toma de decisiones.

  • Seguridad: Mayor control sobre el acceso y la modificación de documentos, protección contra pérdidas, robos y accesos no autorizados.

  • Cumplimiento Normativo: Aseguramiento de que los documentos se gestionan de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables, facilitando auditorías y revisiones.

  • Reducción de Costes: Disminución de los gastos asociados al almacenamiento físico, como el espacio de oficina, papel y otros materiales.

  • Sostenibilidad: Contribución a la reducción del uso de papel y otros recursos físicos, apoyando prácticas más sostenibles y ecológicas.

  • Mejora en la Toma de Decisiones: Información más accesible y organizada que permite tomar decisiones basadas en datos precisos y oportunos.

Cómo funciona la Gestión Documental

DIGITALIZACIÓN

  • Conversión: Transformación de documentos físicos en archivos digitales mediante escáneres y otras tecnologías de captura de datos.
  • Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): Tecnología que convierte texto en imágenes digitalizadas en texto editable y buscable.

ALMACENAMIENTO, ORGANIZACIÓN Y ACCESO

  • Repositorios Digitales: Espacios centralizados para almacenar documentos digitales, con capacidades de búsqueda y recuperación eficientes.
  • Metadatos: Información descriptiva añadida a los documentos digitales para facilitar su clasificación y búsqueda.
  • Sistemas de Gestión Documental (DMS): Software especializado que facilita el acceso, la búsqueda y la recuperación de documentos digitales.
  • Permisos y Seguridad: Control de acceso basado en roles y permisos para asegurar que solo las personas autorizadas puedan ver o modificar documentos.

AUTOMATIZACIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO

  • Workflows: Procesos automatizados que manejan la creación, revisión, aprobación y distribución de documentos.
  • Notificaciones y Alertas: Sistemas que notifican a los usuarios sobre tareas pendientes, plazos y cambios en los documentos.

FIRMA DIGITAL Y AUTENTICIDAD

  • Firmas Digitales: Utilización de tecnologías criptográficas para asegurar la autenticidad e integridad de los documentos digitales.
  • Registro de Auditoría: Seguimiento de todas las acciones realizadas en los documentos para garantizar la trazabilidad y el cumplimiento normativo.

INTEGRACIÓN CON OTROS SISTEMAS Y PRESERVACIÓN

  • ERP y CRM: Integración con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con clientes (CRM) para una gestión unificada de la información.
  • Colaboración en la Nube: Utilización de servicios en la nube para facilitar la colaboración y el acceso remoto a los documentos.
  • Archivos Digitales: Estrategias para la conservación a largo plazo de documentos digitales importantes.
  • Copias de Seguridad: Creación regular de backups para proteger los documentos contra pérdidas o daños.

Estas son solo algunas de nuestras aplicaciones destacadas. Contamos con muchas más soluciones personalizables para adaptarnos a las necesidades de tu negocio.

WAIDOK

Waidok es la solución de gestión documental que captura, organiza y guarda todos los datos y documentos de tu empresa.

Como da prioridad a la digitalización e indexación de la información, Waidok es también la plataforma ideal para el trabajo colaborativo, ya que garantiza una mayor productividad y seguridad de los documentos.

PaperCut

El software de gestión de impresión que ayuda a cientos de millones de personas de todo el mundo a minimizar los residuos y a disfrutar de una experiencia de impresión segura y sencilla.

SafeQ

Las instituciones educativas, así como organizaciones como pequeñas empresas o compañías globales, suelen trabajar con presupuestos limitados y necesitan controlar los costes de impresión. Al mismo tiempo, la eficacia y la flexibilidad de la impresión son igualmente importantes en los sectores corporativo y educativo. El paquete de gestión de impresión SafeQ de YSoft tiene una respuesta para todos estos objetivos: con su arquitectura innovadora y de bajo coste, su enfoque de software modular y sus opciones adicionales, SafeQ de YSoft proporciona una gama completa de funciones de gestión de impresión que ayudan a minimizar los costes de impresión, aumentar la seguridad de los documentos y mejorar la productividad del flujo de trabajo.

Workplace Pure

Workplace Pure de Konica Minolta te permite trabajar de forma más inteligente. Proporciona las herramientas sencillas para mejorar y modernizar cualquier flujo de trabajo, y le permite conectar su equipo a servicios en la nube como Dropbox, Microsoft OneDrive y Google Drive con el mínimo esfuerzo, en cuestión de segundos. 

Se puede acceder a la plataforma a través de PC, portátil, smartphone, tablet o cualquier dispositivo bizhub conectado a Workplace Pure. Permite almacenar archivos en la nube, subir y descargar archivos y convertirlos a formato Word, Excel o PDF. Puede copiar, enviar por fax, imprimir y escanear documentos sin esfuerzo, y luego hacerlos más rápida y fácilmente accesibles traduciendo el texto en idioma extranjero a su lengua materna o convirtiéndolo en voz.

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